Trong khi đa số doanh nghiệp lớn sẽ chọn sử dụng thiết bị HSM phục vụ cho việc ký hóa đơn điện tử số lượng lớn, các DN nhỏ và vừa với số lượng hóa đơn ít thì ưu tiên sử dụng chữ ký số USB token. Tuy nhiên, tất cả các DN sử dụng hóa đơn điện tử đều có những quy định chung về chữ ký số cũng như quy định về ngày ký hóa đơn, thời điểm lập hóa đơn. Hóa đơn điện tử không có ngày ký có hợp lệ không? Thời điểm lập hóa đơn như thế nào mới đúng quy định?… là băn khoăn của khá nhiều doanh nghiệp trong quá trình áp dụng hóa đơn điện tử. Bài viết sau đây sẽ giới thiệu quy định về nội dung trên hóa đơn điện tử và giải đáp thắc mắc trên.
1. Các nội dung bắt buộc phải có trên hóa đơn điện tử
Theo dự thảo thông tư hướng dẫn thực hiện Nghị định 119/2018/NĐ-CP, những nội dung bắt buộc phải có trên hóa đơn điện tử bao gồm:
– Tên hóa đơn;
– Ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn;
– Số hóa đơn điện tử: sử dụng dãy số tự nhiên liên tiếp trong cùng một ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn;
– Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ;
– Tổng số tiền thanh toán (phải ghi đầy đủ bằng cả số và chữ);
– Chữ ký số, chữ ký điện tử của bên bán;
– Chữ ký số, chữ ký điện tử của bên mua (nếu có).
Thời điểm lập hóa đơn điện tử ghi theo ngày, tháng, năm lập hóa đơn điện tử. Trong đó ngày, tháng, năm lập hóa đơn ghi bằng số và ghi đúng định dạng DD/MM/YYYY (DD: ngày, MM: tháng, YYYY: năm). Kế toán cần tìm hiểu kỹ quy định nội dung trên hóa đơn điện tử để thực hiện đúng theo yêu cầu của Bộ Tài chính và Tổng cục Thuế.
2. Các nội dung không bắt buộc có trên hóa đơn điện tử
Với những nội dung bắt buộc kể trên, doanh nghiệp phải lưu ý để thực hiện đầy đủ, đúng chuẩn. Ngoài ra các nội dung không bắt buộc mà doanh nghiệp có thể tự tạo thêm để phục vụ hoạt động kinh doanh đó là:
– Logo doanh nghiệp;
– Hình ảnh trang trí hóa đơn, quảng cáo;
Tuy nhiên, những thông tin trên phải đảm bảo phù hợp, đúng quy định pháp luật hiện hành, không che khuất, làm mờ các thông tin bắt buộc phải có trên hóa đơn điện tử.
3. Một số trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết có đầy đủ các nội dung bắt buộc
Để đáp ứng một số ngành nghề đặc thù liên quan đến người tiêu dùng là cá nhân, hộ gia đình như dịch vụ y tế, ngân hàng, điện nước, viễn thông, bảo hiểm,… thì hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có các nội dung như yêu cầu trên. Tuy nhiên hóa đơn vẫn cần có một số nội dung cơ bản:
– Tên loại hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn;
– Tên, địa chỉ, mã số thuế của bên bán;
– Tên, địa chỉ của bên mua;
– Tên hàng hóa, dịch vụ;
– Thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng; thuế suất thuế GTGT; tổng tiền thanh toán đã có thuế GTGT trong trường hợp là hóa đơn GTGT;
– Chữ ký số, chữ ký điện tử của bên bán.
Cách tra cứu hóa đơn điện tử xăng dầu mới nhất
Vai trò của các phần mềm kê khai thuế qua mạng
4. Hóa đơn điện tử không có ngày ký có hợp lệ không?
Từ những quy định về nội dung trên hóa đơn nêu trên, hóa đơn điện tử bắt buộc phải có thời điểm lập hóa đơn điện tử trừ trường hợp ngoại lệ.
Kế toán cũng cần phân biệt rõ ngày ký và thời điểm lập hóa đơn. Ngày ký hóa đơn là ngày mà bên bán và bên mua ký xác nhận vào hóa đơn đã lập. Ngày lập là ngày người bán điền đầy đủ nội dung trên hóa đơn. Trong một số trường hợp, ngày lập hóa đơn được hiểu là ngày ký và ngược lại.
Hóa đơn điện tử thông thường chỉ yêu cầu phải có ngày lập, không yêu cầu có ngày ký, nhưng đối với một số trường hợp ngày lập được hiểu là ngày ký thì thông tin này là căn cứ để kế toán gửi yêu cầu ký số cho doanh nghiệp và bên mua để đảm bảo ngày ký đúng với ngày lập hóa đơn như quy định.
