Đối với các doanh nghiệp có số vốn ít, nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh có thể xảy ra tình trạng âm quỹ tại một thời điểm hoặc âm số cuối kỳ. Ngoài các nghiệp vụ liên quan đến hóa đơn, thuế như cách xuất hóa đơn điện tử, cách hạch toán thuế, quyết toán thuế, kế toán cần trau dồi cho mình kỹ năng xử lý trường hợp âm quỹ tiền mặt khi lập báo cáo tài chính. Bài viết sau đây sẽ cung cấp những thông tin hướng dẫn bạn cách xử lý khi âm quỹ tiền mặt.
1. Thế nào là quỹ tiền mặt bị âm?
Khi làm báo cáo tài chính, quỹ tiền mặt bị âm khi tổng số tiền mặt chi ra trên sổ sách lớn hơn tổng số tiền mặt thu vào trên sổ sách.
Việc nộp báo cáo tài chính có số dư quỹ tiền mặt bị âm sẽ không được cơ quan thuế chấp nhận. Chính vì thế, kế toán của doanh nghiệp cần phải đưa ra giải pháp để xử lý quỹ tiền mặt bị âm.
2. Quỹ tiền mặt bị âm là do nguyên nhân nào?
– Nguyên nhân 1: Kế toán hạch toán thiếu nghiệp vụ thu tiền hoặc ghi khống nghiệp vụ chi tiền khiến cho số chi tiền nhiều hơn số thu tiền. Việc ghi thiếu nghiệp vụ thu tiền sẽ làm giảm số tiền đáng lẽ phải thu được tại doanh nghiệp. Tương tự, nếu làm phiếu chi khống giá trị của nghiệp vụ kinh tế sẽ làm tăng số chi tiền của doanh nghiệp.
– Nguyên nhân 2: Hạch toán sai thời điểm thu chi. Điều này sẽ làm cho quỹ tiền mặt âm tại một số thời điểm nhất định trong kỳ kế toán.
– Nguyên nhân 3: Sử dụng các phương pháp kế toán thu, chi ngoại tệ không nhất quán.
– Nguyên nhân 4: Các lỗi sai do ghi chép sổ sách, chứng từ, hạch toán và phân công. Việc nhầm lẫn số tiền thu, chi khi hạch toán trên sổ sách so với số tiền thực tế cũng là một nguyên nhân khiến quỹ tiền mặt bị âm. Trong quá trình hạch toán, chứng từ thu, chi tiền mặt bị thiếu hoặc thất lạc có thể dẫn đến việc hạch toán không chính xác. Ở doanh nghiệp không có sự đối soát số liệu thường xuyên giữa kế toán và thủ quỹ cũng là một nguyên nhân dẫn đến tình trạng này.
3. Giải pháp xử lý quỹ tiền mặt bị âm hiệu quả nhất
Cách 1: Hạch toán các khoản mua hàng hóa, dịch vụ vào tài khoản phải trả người bán
Sử dụng cách này sẽ giúp cho doanh nghiệp giảm được khoản chi tiền, cân đối được quỹ âm tiền mặt.
Để có thể sử dụng phương pháp này, kế toán cần chuẩn bị đầy đủ các chứng từ công nợ hợp lý. Bạn cần lưu ý về thời hạn trả nợ thực tế và thời hạn ghi trên hợp đồng để tránh việc phát sinh chi phí lãi do trả chậm.
Cách 2: Làm hợp đồng vay mượn cá nhân, lãi suất 0%
Đây là một biện pháp khá an toàn và đã được sử dụng trong thực tế. Kế toán có thể làm hợp đồng vay mượn đối với cá nhân là giám đốc, người trong hoặc ngoài doanh nghiệp.
Ưu điểm của cách làm này đó là:
– Doanh nghiệp không phát sinh chi phí tài chính.
– Làm tăng thu tiền trong doanh nghiệp.
Cách 3: Tạo nghiệp vụ kinh tế khách hàng ứng trước tiền hàng bằng tiền mặt
Việc làm này sẽ khiến cho quỹ tiền mặt của doanh nghiệp tăng lên và giảm âm quỹ tiền mặt. Để thực hiện, bạn cần phải chuẩn bị chứng từ tạm ứng, thanh toán công nợ cẩn thận và đầy đủ tránh trường hợp bỏ quên.
Cách tra cứu hóa đơn điện tử xăng dầu mới nhất
Chủ động trước khi tới thời hạn bắt buộc sử dụng HĐĐT
Cách 4: Tăng vốn điều lệ cho doanh nghiệp
Sử dụng cách này sẽ làm cho thu tiền mặt tại doanh nghiệp tăng lên. Một điểm phải lưu ý đó là, nếu cá nhân góp vốn thì có thể góp bằng tiền mặt, còn nếu doanh nghiệp góp vốn thì phải góp thông qua chuyển khoản ngân hàng. Lưu ý, kế toán cần hợp thức hóa chứng từ liên quan. Tuy nhiên, cách làm này đòi hỏi kế toán phải có kinh nghiệm nghiệp vụ cao đồng thời tốn khá nhiều thời gian để thực hiện.
Cách 5: Chuyển một số nghiệp vụ chi tiền mặt sang kỳ sau
Đối với các khoản chi nội bộ trong doanh nghiệp, nếu chưa cần thanh toán ngay, không cần hóa đơn GTGT thì có thể chuyển sang kỳ sau như các khoản chi cho nhân viên, các khoản tạm ứng… Cách này sẽ làm giảm lượng chi tiền.
