Trong quá trình chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử, những lợi ích mà doanh nghiệp nhận được là không thể phủ nhận. Tuy nhiên, việc triển khai và áp dụng hóa đơn điện tử vẫn còn gặp khó khăn khi một số rủi ro có thể xảy ra khiến doanh nghiệp lúng túng và chưa biết cách xử lý. Ngoài việc tham khảo cách đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, cách lưu trữ hóa đơn điện tử, cách lập và xuất hóa đơn đúng quy định, doanh nghiệp cần nắm được cách khắc phục các rủi ro khi sử dụng hóa đơn điện tử. Chi tiết sẽ được làm rõ trong bài viết này.
1. Các vấn đề về hạ tầng kỹ thuật
a. Rủi ro mà doanh nghiệp có thể gặp phải
Để sử dụng hóa đơn điện tử, trước hết các doanh nghiệp cần phải lựa chọn tổ chức cung cấp hợp pháp, đáng tin cậy để ký hợp đồng cung cấp dịch vụ về hóa đơn điện tử. Theo quy định thì các tổ chức T-VAN phải đảm bảo đủ điều kiện về mặt kỹ thuật và được cơ quan thuế chấp thuận đăng ký.
Tuy nhiên, hiện nay có nhiều tổ chức cùng quảng cáo dịch vụ cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp không thể phân biệt đâu là đáng tin cậy để ký hợp đồng. Thực tế sử dụng hóa đơn điện tử của một số đơn vị đã phát sinh một số trục trặc như: hóa đơn chuyển đi không đúng địa chỉ, hệ thống của đơn vị cung cấp bị lỗi,…
Hơn nữa, một số chỉ tiêu mà người sử dụng không thể kiểm chứng được như: hệ thống thiết bị, kỹ thuật; năng lực của đội ngũ nhân sự kỹ thuật; khả năng sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu; an toàn hệ thống luôn tiềm ẩn nhiều rủi ro cho doanh nghiệp nếu xảy ra sự cố.
Bên cạnh rủi ro đến từ nhà cung cấp, doanh nghiệp cũng có thể gặp phải các rủi ro bất khả kháng: mất điện, hệ thống của cục thuế bị lỗi, mất tín hiệu internet,…
b. Cách khắc phục
Đối với vấn đề liên quan đến nhà cung cấp, doanh nghiệp cần có sự đảm bảo của cơ quan thuế khi công bố các nhà cung cấp đủ điều kiện để phòng tránh thiệt hại. Việc tìm hiểu các đơn vị có đủ tư cách pháp lý thực ra không quá khó. Các doanh nghiệp có thể trực tiếp hỏi cán bộ thuế hoặc tìm kiếm thông tin trên trang chủ của Tổng cục thuế để nắm rõ những thông tin này.
Về vấn đề lưu trữ dữ liệu, tổng cục thuế đã khuyên doanh nghiệp sử dụng các tổ chức trung gian có cung cấp gói lưu trữ trực tuyến để giảm, tránh các rủi ro liên quan đến hỏng, mất ổ cứng máy tính gây thất lạc dữ liệu. Dịch vụ lưu trữ trực tuyến của một số nhà cung cấp có sử dụng công nghệ điện toán đám mây với ba lớp bảo mật cùng tính năng tự động sao lưu, khôi phục dữ liệu, đảm bảo dữ liệu luôn được an toàn tuyệt đối.
2. Các vấn đề về pháp lý
a. Rủi ro
Hiện nay vẫn còn tồn tại một số hạn chế nhất định về khung pháp lý của hóa đơn điện tử khiến việc triển khai rộng rãi, phổ biến áp dụng hóa đơn điện tử gặp khó khăn. Trong khi đó, chế tài xử phạt đối với các trường hợp gian lận thuế thông qua hành lang pháp lý là Nghị định số 51/2010/NĐ-CP quy định về hóa đơn cung ứng hàng hóa và Nghị định 119/2013/NĐ-CP về việc xử phạt hành chính trong lĩnh vực quản lý giá, phí, lệ phí và hóa đơn và đặc biệt là Nghị định 119/2018/NĐ-CP về hóa đơn điện tử trong bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lại rất nghiêm khắc.
Việc thay đổi tư duy và cách làm việc từ sử dụng hóa đơn giấy truyền thống sang hóa đơn điện tử cần một khoảng thời gian nên các doanh nghiệp cũng có những lo lắng nhất định về các rủi ro liên quan tới pháp lý.
Cách tra cứu hóa đơn điện tử xăng dầu mới nhấ
Chủ động trước khi tới thời hạn bắt buộc sử dụng HĐĐT
b. Giải pháp
Để giải quyết vấn đề này, các doanh nghiệp nên chọn cho mình một đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử uy tín, đáng tin cậy. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng nên tìm nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử có thể giúp các doanh nghiệp giải quyết không chỉ các vấn đề về hóa đơn điện tử mà các vấn đề về thuế, báo cáo tài chính, quyết toán, hoàn thuế,…
