Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn là việc doanh nghiệp báo cáo về tình hình sử dụng hóa đơn trong kỳ xem đã viết, xuất ra bao nhiêu hóa đơn, trong đó có bao nhiêu hóa đơn bị xóa bỏ, hủy hay mất. Tuy nhiên, nhiều kế toán còn chưa nắm được quy định về phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ cũng như chưa biết cách xử lý hóa đơn sai sót dẫn đến khó khăn khi làm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn. Để thực hiện đúng theo quy định, bài viết sau sẽ hướng dẫn kế toán cách lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn chuẩn xác nhất.
1. Thời hạn nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn
Điều 27 Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn thi hành Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Nghị định 04/2014/NĐ-CP quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành và Khoản 4 Điều 5 Thông tư 119/2014/TT-BTC quy định:
1.1. Nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quý
Hàng quý, DN, hộ, cá nhân bán hàng hóa, dịch vụ (trừ đối tượng được cơ quan thuế cấp hóa đơn) có trách nhiệm nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp, kể cả trường hợp trong kỳ không sử dụng hóa đơn.
Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn Quý I nộp chậm nhất là ngày 30/4; quý II nộp chậm nhất là ngày 30/7, quý III nộp chậm nhất là ngày 30/10 và quý IV nộp chậm nhất là ngày 30/01 của năm sau (mẫu số 3.9 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này). Trường hợp trong kỳ không sử dụng hóa đơn, trong báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn ghi số lượng hóa đơn sử dụng bằng không (=0).
1.2. Nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng
Riêng doanh nghiệp sử dụng hóa đơn tự in, đặt in có hành vi vi phạm không được sử dụng hóa đơn tự in, đặt in, doanh nghiệp thuộc loại rủi ro cao về thuế thuộc diện mua hóa đơn của cơ quan thuế theo hướng dẫn tại Điều 11 Thông tư này thực hiện nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng.
Thời hạn nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng chậm nhất là ngày 20 của tháng tiếp theo. Việc nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng được thực hiện trong thời gian 12 tháng kể từ ngày thành lập hoặc kể từ ngày chuyển sang diện mua hóa đơn của cơ quan thuế. Hết thời hạn trên, cơ quan thuế kiểm tra việc báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và tình hình kê khai, nộp thuế để thông báo doanh nghiệp chuyển sang Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quý. Nếu như chưa có thông báo của cơ quan thuế thì doanh nghiệp phải tiếp tục báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng.
2. Hướng dẫn cách lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn
Biểu mẫu Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn: Biểu mẫu Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn được ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn thi hành Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Nghị định 04/2014/NĐ-CP quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
Cách điền báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn trên hệ thống phần mềm hỗ trợ kê khai (HTKK):
Chỉ tiêu 2 – Tên loại hóa đơn: Không cần phải nhập, phần mềm sẽ tự động nhảy.
Chỉ tiêu 3 – Ký hiệu mẫu hóa đơn: Nhập theo mẫu trên hóa đơn của doanh nghiệp.
Chỉ tiêu 4 – Ký hiệu hóa đơn: Là ký hiệu trên hóa đơn của doanh nghiệp.
Chỉ tiêu 5 – Tổng số: Không cần phải nhập (Phần mềm tự tính).
Chỉ tiêu 6, 7 – Số tồn đầu kỳ (Từ số – Đến số): Nhập dạng số.
Chỉ tiêu 8, 9 – Số mua/ phát hành trong kỳ (Từ số – Đến số): Nhập dạng số.
Chỉ tiêu 10, 11, 12: Phần mềm sẽ tự động cập nhật.
Khắc phục một số rủi ro khi sử dụng hóa đơn điện tử
Cách tra cứu hóa đơn điện tử xăng dầu mới nhấ
Chỉ tiêu 13 – Số lượng đã sử dụng: Trong kỳ doanh nghiệp sử dụng bao nhiêu thì nhập vào tương ứng.
Chỉ tiêu 14, 16, 18 – Số lượng: Không phải nhập.
Chỉ tiêu 15, 17, 19 – Số: Kế toán nhập số hóa đơn xóa bỏ, mất, hủy và các số này phải nằm trong khoảng chỉ tiêu [10], [11] và không được trùng nhau, không giao nhau.
Cột sử dụng, xóa bỏ, mất, hủy trong kỳ: Nếu trong kỳ doanh nghiệp xóa bỏ, mất, hủy nhiều hóa đơn nhưng các số này không liên tiếp thì kế toán phải viết dấu chấm phẩy (;) vào giữa các số. Nếu là các số liên tiếp trong 1 khoảng thì kê khai dưới dạng khoảng và sử dụng dấu trừ (-).
Tồn cuối kỳ: Các chỉ tiêu: 20, 21, 22: Phần mềm sẽ tự động cập nhật.
